Datenschutzzusatz zum Kunden- und Mitarbeiter-Portal

Datenschutzinformationen zum Kunden- und Mitarbeiter-Portal 1. Verantwortlicher Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserem Kunden- und Mitarbeiter-Portal ist: Raffael Hedegger Hedegger Technischer Haus- & Objektservice Adorf 129 49767 Twist Deutschland Telefon: +49 179 4996351 E-Mail: Info@Hedegger-Objektservice.de Datenschutzerklärung: im Portal unter „Datenschutz" Der Verantwortliche entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. 2. Bereitstellung des Kunden- und Mitarbeiter-Portals Zur Organisation und Durchführung unserer betrieblichen Leistungen nutzen wir ein webbasiertes Kunden- und Mitarbeiter-Portal. Das Kunden- und Mitarbeiter-Portal dient insbesondere folgenden Zwecken: - Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten - Verwaltung von Kunden- und Mitarbeiterdaten - Planung und Zuweisung von Kundenaufträgen - Bereitstellung von Informationen zu Einsatzorten und Ansprechpartnern - Dokumentation ausgeführter Arbeiten - Erstellung und Verwaltung digitaler Arbeitsnachweise - Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten - Bearbeitung von Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen - Dokumentation verwendeter Materialien - Erstellung von Vorher- und Nachher-Fotos - Erfassung digitaler Kundenunterschriften - Dokumentation von Mängeln, Schäden und Beanstandungen - Kommunikation zwischen Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsleitung - Planung notwendiger Folgearbeiten - Vorbereitung der Abrechnung erbrachter Leistungen - Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten Die Nutzung des Kunden- und Mitarbeiter-Portals kann über die von uns mitgeteilte Internetadresse beziehungsweise über eine Subdomain unseres Unternehmens erfolgen. 3. Eingesetzter Portal- und Hostinganbieter Für die Erstellung, Bereitstellung, Speicherung und den technischen Betrieb unseres Kunden- und Mitarbeiter-Portals verwenden wir den unter der Marke „Base44" angebotenen Dienst. Anbieter und Vertragspartner ist nach den aktuellen Nutzungsbedingungen: Wix.com Ltd. 5 Yunitzman St. Tel Aviv Israel Wix.com Ltd. betreibt die unter der Marke Base44 angebotene Plattform zur Erstellung und Bereitstellung webbasierter Anwendungen. Weitere Informationen des Anbieters: - Base44: https://base44.com/ - Datenschutzerklärung: https://base44.com/privacy-policy - Auftragsverarbeitungsvertrag: https://base44.com/dpa - Liste der Unterauftragnehmer: https://base44.com/dpa/exhibitc - Informationen zu Datenschutz und Speicherorten: https://docs.base44.com/Community-and-support/Privacy-and-security Soweit Wix.com Ltd. beziehungsweise Base44 personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Angaben zum Hosting auf Servern innerhalb der Europäischen Union in der allgemeinen Datenschutzerklärung unserer Unternehmenswebsite beziehen sich auf unsere mit WordPress betriebene Unternehmenswebsite. Für das über Base44 bereitgestellte Kunden- und Mitarbeiter-Portal gelten die in diesem Zusatz beschriebenen Verarbeitungs- und Speicherorte. 4. Verarbeitete personenbezogene Daten Abhängig von der Nutzung und der jeweiligen Benutzerrolle können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: 4.1 Kunden- und Kontaktdaten - Vor- und Nachname - Firmenname - Anschrift - Rechnungsanschrift - Einsatz- und Objektanschrift - Telefonnummer - E-Mail-Adresse - Kundennummer - Ansprechpartner und Kontaktdaten - Benutzerkennung und Benutzerrolle 4.2 Auftrags- und Leistungsdaten - Auftragsnummer - Art und Umfang der vereinbarten Leistungen - Einsatzort - Kundentermine - Auftragsstatus - Arbeitsbeginn und Arbeitsende am Kundenobjekt - ausgeführte Arbeiten - verwendete Materialien und Mengen - Zusatzarbeiten - offene Arbeiten - empfohlene Folgearbeiten - Hinweise zum Zustand des Objekts - Beanstandungen und Reklamationen - Schadens- und Mängelberichte - Informationen zur Abnahme der Leistung 4.3 Foto- und Mediendaten - Vorher-Fotos des Arbeitsbereichs - Nachher-Fotos der ausgeführten Arbeiten - Fotos vorhandener Schäden oder Mängel - Fotos verwendeter oder eingebauter Materialien - weitere auftragsbezogene Bilddateien - Datum und Zeitpunkt der Aufnahme beziehungsweise des Hochladens - Zuordnung des Fotos zum jeweiligen Kundenauftrag 4.4 Unterschriften und Bestätigungen - Name des unterschreibenden Kunden oder Ansprechpartners - digitale Unterschrift - Datum und Zeitpunkt der Bestätigung - bestätigte Leistungen - bestätigte Arbeitszeiten - bestätigte Materialien und Zusatzarbeiten - Anmerkungen oder Beanstandungen bei der Abnahme 4.5 Mitarbeiter- und Beschäftigtendaten - Vor- und Nachname - dienstliche Kontaktdaten - Benutzerkonto und Benutzerrolle - zugewiesene Kundenaufträge - Arbeitsbeginn und Arbeitsende - Pausenzeiten - Einsatzzeiten und Einsatzorte - ausgeführte Leistungen - angefertigte Auftragsdokumentationen - Urlaubsanträge - Abwesenheitsmeldungen - Angaben zu Überstunden oder Arbeitszeitkorrekturen - Materialanforderungen - Schadens-, Unfall- und Mängelmeldungen Krankheitsdiagnosen oder sonstige medizinische Einzelheiten werden über das Kunden- und Mitarbeiter-Portal grundsätzlich nicht abgefragt. Bei Krankheits- und Abwesenheitsmeldungen sollen ausschließlich die für die Personalplanung und Entgeltabrechnung erforderlichen Angaben verarbeitet werden. 4.6 Schlüssel- und Zugangsinformationen Soweit dies für die Durchführung eines Kundenauftrags erforderlich ist, können folgende Informationen verarbeitet werden: - Angaben zur Schlüsselübergabe - Schlüsselnummern oder interne Schlüsselkennzeichnungen - vereinbarte Schlüsselablageorte - Informationen zum Objektzugang - Zugangshinweise und organisatorische Zutrittsinformationen Besonders vertrauliche Zugangsdaten werden nur gespeichert, soweit dies für die Durchführung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist. Zugriffsberechtigungen werden auf die hierfür zuständigen Personen beschränkt. 4.7 Technische Daten Bei der Nutzung des Kunden- und Mitarbeiter-Portals können automatisch technische Daten verarbeitet werden: - IP-Adresse - Datum und Uhrzeit des Zugriffs - aufgerufene Seiten und Funktionen - verwendeter Browser - Betriebssystem - Gerätetyp - Spracheinstellungen - Sitzungs- und Anmeldedaten - Fehler- und Sicherheitsprotokolle - Datenmenge und Dauer der Verbindung Diese Daten werden insbesondere benötigt, um das Kunden- und Mitarbeiter-Portal bereitzustellen, Benutzer anzumelden, Fehler zu erkennen und die Sicherheit des Kunden- und Mitarbeiter-Portals zu gewährleisten. 5. Zwecke der Datenverarbeitung Personenbezogene Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet: - Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen - Begründung und Durchführung von Kundenverträgen - Planung und Organisation von Kundenaufträgen - Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufträgen - Durchführung und Dokumentation vereinbarter Leistungen - Erstellung digitaler Arbeitsnachweise - Dokumentation des Zustands vor und nach der Leistung - Qualitätssicherung - Erfassung und Prüfung von Arbeitszeiten - Bearbeitung von Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen - Verwaltung von Arbeitsmitteln, Materialien und Fahrzeugen - Bearbeitung von Schäden, Mängeln und Beanstandungen - Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Ansprechpartnern - Abnahme und Bestätigung erbrachter Leistungen - Erstellung und Prüfung von Abrechnungen - Erfüllung steuer-, handels-, arbeitszeit- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten - Schutz vor Missbrauch und unbefugten Zugriffen - Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Kunden- und Mitarbeiter-Portals - Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche 6. Rechtsgrundlagen Soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit einem Kunden erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Hierzu gehören insbesondere steuer-, handels-, arbeitszeit-, sozialversicherungs- und sonstige gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen insbesondere in: - der ordnungsgemäßen Organisation unserer betrieblichen Abläufe, - der effizienten Planung und Durchführung von Kundenaufträgen, - der Dokumentation erbrachter Leistungen, - der Vermeidung von Missverständnissen über den Leistungsumfang, - der Qualitätssicherung, - der Bearbeitung von Beanstandungen, - dem Schutz unseres Eigentums und des Eigentums unserer Kunden, - der Sicherheit unserer IT-Systeme, - der Verhinderung von Missbrauch, - der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche. Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten erfolgt, soweit sie zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. 7. Vorher- und Nachher-Fotos Zur Dokumentation des ursprünglichen Zustands eines Arbeitsbereichs und der ausgeführten Leistungen werden im Rahmen der Kundenaufträge Vorher- und Nachher-Fotos angefertigt. Die Aufnahmen dienen insbesondere: - der Dokumentation des Zustands vor Arbeitsbeginn, - dem Nachweis vorhandener Vorschäden oder Mängel, - der Dokumentation ausgeführter Leistungen, - der Qualitätssicherung, - der Kundeninformation, - der Bearbeitung von Beanstandungen, - der Abwehr unberechtigter Ansprüche, - der Geltendmachung eigener Ansprüche. Bei der Aufnahme wird darauf geachtet, nur die für den Auftrag erforderlichen Bereiche zu fotografieren. Personen, persönliche Dokumente, Monitore, Familienfotos, Kennzeichen oder andere private Gegenstände sollen nicht oder nur dann aufgenommen werden, wenn dies für die Dokumentation zwingend erforderlich ist. Die Fotos werden ausschließlich dem betreffenden Auftrag zugeordnet und dürfen von Mitarbeitern nicht privat gespeichert, weitergegeben oder veröffentlicht werden. Eine Verwendung der Fotos zu Werbezwecken, als Referenz, auf unserer Internetseite, bei Google oder in sozialen Netzwerken erfolgt nur, wenn hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage oder ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Die Anfertigung von Auftragsfotos stellt keine automatische Einwilligung in deren Veröffentlichung dar. 8. Digitale Kundenunterschrift Nach Abschluss der Arbeiten können Kunden oder deren Ansprechpartner den digitalen Arbeitsnachweis durch eine Unterschrift bestätigen. Die digitale Unterschrift dient insbesondere der Bestätigung: - der ausgeführten Leistungen, - der dokumentierten Arbeitszeiten, - der verwendeten Materialien, - vereinbarter Zusatzarbeiten, - der Übergabe beziehungsweise Abnahme, - festgehaltener Hinweise oder Beanstandungen. Die Unterschrift wird dem jeweiligen Arbeitsauftrag zugeordnet und zur Auftragsdokumentation, Abrechnung sowie gegebenenfalls zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche verarbeitet. Gesetzliche Mängel- und Gewährleistungsrechte des Kunden bleiben durch die digitale Bestätigung unberührt. 9. Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen Für die Nutzung bestimmter Funktionen kann ein persönliches Benutzerkonto erforderlich sein. Benutzerkonten dürfen nur von der jeweils berechtigten Person verwendet werden. Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Innerhalb des Kunden- und Mitarbeiter-Portals werden unterschiedliche Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen verwendet. Kunden, Mitarbeiter und die Geschäftsleitung erhalten nur Zugriff auf die Daten, die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Mitarbeiter dürfen Kundendaten ausschließlich zur Durchführung der ihnen zugewiesenen betrieblichen Aufgaben verwenden. Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder dem Wegfall einer Berechtigung wird das betreffende Benutzerkonto unverzüglich gesperrt. Die anschließende Löschung erfolgt, sobald keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. 10. Empfänger personenbezogener Daten Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können Daten an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden: - Wix.com Ltd. beziehungsweise Base44 als Portal- und Plattformanbieter - Hosting- und Datenbankanbieter - Anbieter für die Speicherung von Mediendateien - Anbieter für den Versand technischer E-Mails - Anbieter für Protokollierung, Fehleranalyse und Systemsicherheit - IT- und Supportdienstleister - Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister - Rechtsberater und Versicherungen, soweit erforderlich - Behörden und öffentliche Stellen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht - sonstige Dienstleister, soweit dies zur Durchführung des Auftrags erforderlich ist Base44 setzt nach eigenen Angaben weitere Unterauftragnehmer ein. Hierzu gehören unter anderem Anbieter für Hosting, Datenbanken, Medienablage, E-Mail-Versand, Protokollierung, Analyse und KI-Funktionen. Die jeweils aktuelle Liste ist unter folgender Adresse abrufbar: https://base44.com/dpa/exhibitc 11. Datenverarbeitung in Israel und den Vereinigten Staaten Wix.com Ltd. hat seinen Sitz in Israel. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Damit wird für Datenübermittlungen nach Israel grundsätzlich ein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt. Bei der Nutzung von Base44 können personenbezogene Daten zusätzlich in Ländern außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Nach den Angaben von Base44 werden die Daten bei der von uns genutzten Pro-Version standardmäßig in den Vereinigten Staaten gespeichert oder verarbeitet. Dies kann insbesondere betreffen: - Portal- und Benutzerdaten - Kunden- und Mitarbeiterdaten - technische Protokolldaten - Arbeitsnachweise - hochgeladene Fotos und Mediendateien - digitale Unterschriften - Daten, die über integrierte Dienste verarbeitet werden Base44 weist darauf hin, dass hochgeladene Mediendateien auch bei Nutzung bestimmter europäischer Speicheroptionen weiterhin in den Vereinigten Staaten gespeichert werden können. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO. Als Grundlage können insbesondere eingesetzt werden: - ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, - eine gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, - von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, - ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Trotz dieser Schutzmaßnahmen kann bei einer Verarbeitung in den Vereinigten Staaten nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass dortige Behörden unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf personenbezogene Daten zugreifen. 12. Einsatz von KI-Funktionen Base44 verwendet für bestimmte Plattform- und Entwicklungsfunktionen auch Dienste von Anbietern künstlicher Intelligenz. Soweit innerhalb unseres produktiven Kunden- und Mitarbeiter-Portals KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden, achten wir darauf, die Übermittlung personenbezogener Daten auf das notwendige Maß zu beschränken. Kunden-, Mitarbeiter-, Schlüssel-, Zugangs- oder Gesundheitsdaten sollen nicht ohne Erforderlichkeit in KI-Eingabefelder eingegeben oder durch KI-Systeme ausgewertet werden. KI-Funktionen werden nicht zur automatisierten Bewertung von Mitarbeitern, zur dauerhaften Leistungs- oder Verhaltenskontrolle oder zur Entscheidung über Beschäftigungsmaßnahmen eingesetzt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. 13. Arbeitszeit- und Beschäftigtendaten Das Kunden- und Mitarbeiter-Portal kann zur Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit eingesetzt werden. Dabei können insbesondere verarbeitet werden: - Beginn der täglichen Arbeitszeit - Ende der täglichen Arbeitszeit - Pausenbeginn und Pausenende - Gesamtdauer der Arbeitszeit - Kunden- und Einsatzzeiten - Fahrzeiten - Arbeitszeitkorrekturen - Überstunden - zugeordnete Kundenaufträge - Zeitpunkt der Auftragsdokumentation Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, zur Einsatzplanung, zur Abrechnung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Arbeitszeit- und Nachweispflichten. Die Daten werden nicht zur permanenten oder unverhältnismäßigen Überwachung der Mitarbeiter verwendet. Eine dauerhafte GPS-Ortung oder lückenlose Bewegungsüberwachung findet nicht statt, sofern eine solche Funktion nicht ausdrücklich eingeführt und den betroffenen Mitarbeitern zuvor gesondert datenschutzrechtlich erläutert wurde. 14. Urlaubs- und Abwesenheitsmeldungen Mitarbeiter können über das Kunden- und Mitarbeiter-Portal Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheitsmeldungen übermitteln. Dabei können insbesondere verarbeitet werden: - Name des Mitarbeiters - Datum des Antrags - beantragter Zeitraum - Anzahl der Urlaubstage - Urlaubsart - Vertretung und Übergabehinweise - Genehmigung oder Ablehnung - Datum der Entscheidung - Name der entscheidenden Person Bei Krankheitsmeldungen werden grundsätzlich nur folgende Informationen verarbeitet: - Name des Mitarbeiters - Beginn der Arbeitsunfähigkeit - voraussichtliche Dauer - Information über eine Folgemeldung - organisatorische Hinweise zu offenen Aufträgen Diagnosen oder medizinische Einzelheiten werden nicht abgefragt und sollen nicht in Freitextfelder eingetragen werden. 15. Cookies und technisch notwendige Speicherung Das Kunden- und Mitarbeiter-Portal kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien verwenden. Diese können insbesondere erforderlich sein für: - die Anmeldung und Authentifizierung, - die Aufrechterhaltung einer Benutzersitzung, - die Zuordnung von Benutzerrechten, - Sicherheitseinstellungen, - die Speicherung notwendiger Spracheinstellungen, - den Schutz vor Missbrauch, - die fehlerfreie Bereitstellung des Kunden- und Mitarbeiter-Portals. Die Verarbeitung technisch notwendiger Informationen erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b oder f DSGVO. Technisch nicht notwendige Cookies oder Analysefunktionen werden nur eingesetzt, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt, soweit eine solche gesetzlich erforderlich ist. 16. Datensicherheit Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Weitergabe zu schützen. Hierzu gehören insbesondere: - verschlüsselte Übertragung über SSL beziehungsweise TLS, - persönliche Benutzerkonten, - rollenbasierte Zugriffsberechtigungen, - sichere Passwörter, - Beschränkung des Zugriffs auf berechtigte Personen, - regelmäßige Überprüfung der Benutzerrechte, - Sperrung nicht mehr benötigter Benutzerkonten, - Trennung von Kunden-, Mitarbeiter- und Verwaltungszugängen, - Dokumentation von Zugriffen und Änderungen, soweit technisch vorgesehen, - regelmäßige Datensicherung und Export wichtiger Unterlagen, soweit erforderlich, - Verpflichtung der Mitarbeiter auf Vertraulichkeit und Datenschutz. Benutzer sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und einen vermuteten Verlust oder Missbrauch unverzüglich zu melden. 17. Speicherdauer und Löschung Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise berechtigte Gründe für die weitere Speicherung bestehen. Für die im Kunden- und Mitarbeiter-Portal verarbeiteten Daten gelten grundsätzlich folgende Prüf- und Löschfristen: 17.1 Kundenanfragen und Angebote Nicht angenommene Anfragen und Angebote werden grundsätzlich innerhalb von 6 bis 12 Monaten nach der letzten Kontaktaufnahme gelöscht, sofern keine weitere Geschäftsbeziehung entsteht und keine berechtigten Gründe für die weitere Speicherung bestehen. 17.2 Kundenstammdaten Kundenstammdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung werden die Daten gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Vertragsabwicklung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. 17.3 Arbeitsnachweise und Kundenunterschriften Abrechnungs- und steuerrelevante Arbeitsnachweise, Kundenbestätigungen und digitale Unterschriften werden grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Soweit sie als Buchungsbeleg oder abrechnungsrelevante Unterlage dienen, kann die Aufbewahrungsfrist acht Jahre betragen. 17.4 Geschäftliche Korrespondenz Geschäftliche Korrespondenz wird grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt, soweit sie als Handels- oder Geschäftsbrief einzuordnen ist. 17.5 Vorher- und Nachher-Fotos Normale Vorher- und Nachher-Fotos werden grundsätzlich spätestens drei Jahre nach Abschluss des Auftrags gelöscht. Fotos ohne fortbestehenden Beweis- oder Dokumentationsbedarf sowie besonders private Innenaufnahmen werden möglichst bereits nach 6 bis 12 Monaten gelöscht. Fotos zu Schäden, Beanstandungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen werden bis zur endgültigen Klärung und gegebenenfalls bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen gespeichert. 17.6 Arbeitszeitdaten Arbeitszeitaufzeichnungen werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Eine längere Speicherung kann erfolgen, soweit die Daten für Entgeltabrechnungen, steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Nachweise oder die Klärung von Ansprüchen erforderlich sind. 17.7 Urlaubsunterlagen Urlaubsanträge, Genehmigungen und Urlaubskonten werden grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des betreffenden Urlaubsjahres gelöscht, sofern keine offenen Ansprüche oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe bestehen. 17.8 Abwesenheits- und Krankheitsmeldungen Abwesenheits- und Krankheitsmeldungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, die Entgeltabrechnung oder gesetzliche Nachweispflichten erforderlich ist. Nicht mehr benötigte medizinische oder gesundheitsbezogene Angaben werden unverzüglich gelöscht. Diagnosen werden grundsätzlich nicht erfasst. 17.9 Schäden, Unfälle und Beanstandungen Schadens- und Beanstandungsunterlagen werden grundsätzlich drei Jahre nach endgültiger Erledigung gespeichert. Unfallunterlagen können abhängig von der Art des Unfalls, gesetzlichen Vorgaben und möglichen Spätfolgen länger aufbewahrt werden. 17.10 Schlüssel- und Zugangsdaten Schlüssel- und Zugangsinformationen werden gelöscht, sobald der betreffende Auftrag, die Objektbetreuung oder die jeweilige Zugangsberechtigung beendet ist und kein weiterer Zweck für die Speicherung besteht. 17.11 Technische Protokolldaten Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit erforderlich ist. Soweit wir die Speicherdauer selbst bestimmen können, beträgt sie grundsätzlich 30 bis 90 Tage. 17.12 Benutzerkonten Nicht mehr benötigte Benutzerkonten werden gesperrt und anschließend gelöscht, sobald keine gesetzlichen, vertraglichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Eine Löschung unterbleibt vorübergehend, soweit die betreffenden Daten noch für eine laufende Beanstandung, ein Gerichtsverfahren, einen Versicherungsfall, eine behördliche Prüfung oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. 18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich, damit wir: - Benutzerkonten einrichten, - Kundenaufträge planen, - vereinbarte Leistungen durchführen, - Arbeitsergebnisse dokumentieren, - Arbeitszeiten erfassen, - Leistungen abrechnen, - Beanstandungen bearbeiten, - gesetzliche Pflichten erfüllen können. Ohne die erforderlichen Angaben kann die jeweilige Funktion möglicherweise nicht oder nicht vollständig genutzt beziehungsweise der Auftrag nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Freiwillige Angaben sind nicht Voraussetzung für die Nutzung zwingend erforderlicher Funktionen. 19. Keine Veröffentlichung und keine Nutzung zu Werbezwecken Im Kunden- und Mitarbeiter-Portal gespeicherte Kunden- und Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten, Arbeitsnachweise, Unterschriften, Objektinformationen sowie Vorher- und Nachher-Fotos werden nicht ohne eine gesonderte Rechtsgrundlage veröffentlicht oder zu Werbezwecken verwendet. Insbesondere erfolgt keine Veröffentlichung auf: - unserer Internetseite, - Google, - Instagram, - Facebook, - sonstigen sozialen Netzwerken, - Flyern oder sonstigen Werbemitteln, sofern hierfür nicht zuvor eine gesonderte Einwilligung eingeholt wurde oder eine andere Rechtsgrundlage besteht. 20. Rechte der betroffenen Personen Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte: - Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO - Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO - Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO - Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO - Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO - Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO - Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO - Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO Zur Ausübung dieser Rechte können sich betroffene Personen an uns wenden: Raffael Hedegger Hedegger Technischer Haus- & Objektservice Adorf 129 49767 Twist Deutschland Telefon: +49 179 4996351 E-Mail: Info@Hedegger-Objektservice.de Weitere Informationen zu Ihren Rechten und zur allgemeinen Datenverarbeitung finden Sie in unserer Datenschutzerklärung im Portal unter „Datenschutz". 21. Widerspruchsrecht Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche. 22. Aktualisierung dieser Datenschutzinformationen Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformationen anzupassen, wenn sich die Funktionen unseres Kunden- und Mitarbeiter-Portals, die eingesetzten Dienstleister, die gesetzlichen Anforderungen oder die Art der Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit im Portal unter „Datenschutzzusatz (App)" abrufbar. Stand: Juli 2026